Privacy
Algemene privacyverklaring Chiro Stokkel
Versie 1.0, laatst gewijzigd op 26 augustus 2018
Chiro Stokkel hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.
In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Stokkel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dat brengt mee dat wij:
de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.
Als Chiro Stokkel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden
Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.
Chiro Stokkel
François Vander Elststraat 17
1150 Stokkel
leiding@chirostokkel.be
vb@chirostokkel.be
Chirojeugd Vlaanderen
Kipdorp 30
2000 Antwerpen
privacy@chiro.be
Chiro Stokkel verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden.
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Stokkel
Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werking
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid
Voor archiefdoeleinden
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen, contact informatie van de huisarts
Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.
Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden.
(16+): om het gratis ledentijdschrift op te sturen (VLAM)
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid
Voor archiefdoeleinden
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking
Als dienstverlening voor de lokale groepen, zodat zij hun ledenadministratie op een veilige en correctie manier kunnen opvolgen
Om de leden te kunnen laten verzekeren
Verstrekking aan derden
Een lokale overheid kan gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.
Wij geven NOOIT persoonsgegevens aan derden, behalve voor de verzekeringen, subsidies, medische redenen en voor de Vlam.
Bewaartermijn
Chiro Stokkel bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is. Wij bewaren de persoonsgegevens een jaar lang (van september tot eind juli), en ze worden elk jaar opnieuw verzameld bij de jaarinschrijvingen en de kampinschrijvingen.
Beveiliging van de gegevens
We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
Iedereen die namens Chiro Stokkel aan de ledenadministratie kan (de leiding en de volwassen begeleiders), houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.
Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat op manier dat enkel de leidingsploeg en de volwassen begeleiders er toegang toe kunnen krijgen.
Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens
U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijziging privacyverklaring
Chiro Stokkel kan haar privacyverklaring aanpassen. Dat zal online aangekondigd worden.